5 powodów dlaczego warto wybrać faktury elektroniczne
Postęp technologiczny dąży do ułatwiania korzystania z dobrodziejstw Internetu, m.in. poprzez faktury elektroniczne. Wiele osób nie traktuje tego rodzaju dokumentów jako pełnoprawnych bądź nie wie czym jest, dlatego preferują wersję drukowaną. Ale czy wiesz o tym, że elektroniczna forma tego dokumentu ma o wiele więcej zalet, niż możesz się spodziewać? Tego dowiesz się z treści poniższego artykułu.
Czym są faktury VAT elektroniczne?
Faktury VAT elektroniczne to nic innego jak cyfrowa forma popularnego dokumentu sprzedaży. Występuje on najczęściej w formie pliku PDF, który można wysłać do odbiorcy za pomocą poczty e-mail lub udostępnić jako link w celu jego pobrania. Taką fakturę możemy oczywiście wydrukować lub przechowywać na nośniku pamięci.
Ważne wspomnienia jest to, że faktura elektroniczna jest dokumentem w pełni zgodnym z obowiązującym prawem, zatem może być uznana za alternatywę papierowej faktury.
W dobie panujących trendów, wiele podmiotów oferuje tą formę dokumentu jako domyślną, głównie w usługach świadczonych przez Internet, ze względu na sporą wygodę oraz oszczędność nie tylko pieniędzy, czasu ale i środowiska.
Szybkie dostarczanie faktury do odbiorcy
Czas przygotowania oraz wysłania faktury elektronicznej jest zdecydowanie krótszy niż przygotowanie jej papierowego odpowiednika. Sprzedawca posługuje się nowoczesnymi narzędziami do sporządzania faktur – korzysta z dedykowanych programów, które również mogą automatycznie generować i wysyłać dokumenty np. po dokonaniu zakupu w sklepie internetowym.
Co więcej, sprzedawca nie musi przebywać w swoim biurze gdy zajdzie konieczność wystawienia faktury. Może to zrobić z dowolnego miejsca, gdzie ma dostęp do Internetu oraz korzysta z urządzenia typu komputer, telefon czy tablet. Kilkoma kliknięciami jest w stanie stworzyć fakturę, która momentalnie znajdzie się u odbiorcy – najczęściej na skrzynce pocztowej.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że do przygotowania papierowej faktury niezbędne są nakłady pieniędzy i czasu. Jak wygląda taki proces? Otóż sprzedawca musi najpierw przygotować dokument w specjalnym programie. Następnie go wydrukować, co już generuje koszty, a trzeba jeszcze zakupić koperty i znaczki. List musi zostać wysłany w placówce pocztowej, gdzie na pewno przyjdzie nam stać w kolejce. Pytanie – po co to robić? Zamiast marnowania papieru, kupowania koperty i znaczka wystarczy wysłać e-mail z załączoną fakturą.
Wygodne i bezpiecznie przechowywanie
Każdy rodzaj faktury – papierowej czy elektronicznej przedsiębiorca jest zobligowany przechowywać. Zgodnie z przepisami jest to okres 5 lat, liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności za podatek, za który odnosił się dokument.
Przechowywanie papierowych faktur niesie za sobą konieczność wygospodarowania odpowiedniej ilości miejsca. Dodatkowo trzeba porządkować dokumenty w segregatorach.
A jak to wygląda w przypadku elektronicznych faktur? Również niezbędne jest miejsce, ale na dysku komputera lub w chmurze. Czy trzeba porządkować? Można ale nie trzeba, ponieważ najczęściej pliki PDF faktur są odpowiednio oznaczone datą oraz numerem zdefiniowanym przez sprzedawcę.
Ekologia
Jak już dowiedzieliśmy się z powyższych zalet faktury elektronicznej VAT, ekologia to jej ogromny plus. Stąd też liczne stosowane zachęt ze strony m.in. operatorów telekomunikacyjnych, gdzie za wybór cyfrowej wersji dokumentu otrzymamy rabat kwotowy za rachunek. W przypadku rezygnacji, ponosimy jakieś kwoty za wydruk oraz wysłanie faktury.
Czego potrzeba do wydrukowania faktur, które są wystawiane w Polsce? Ponad 250 tys. drzew zostaje przetworzonych na papier, czego produktem ubocznym jest zanieczyszczona woda. Doliczyć należy również energię, jaka jest niezbędna do produkcji.
Faktura ekologiczna jest zatem nie tylko wygodnym i praktycznym rozwiązaniem, ale również w dużym stopniu współgra z działaniami proekologicznymi.
Błyskawiczna zapłata
Za fakturą elektroniczną idzie jeszcze jedna, bardzo doceniania zaleta. Mianowicie możliwość zapłaty za pomocą przelewu internetowego, który udostępnia tzw. bramki płatności. Wybierając swój bank, kartę kredytową lub BLIK, w kilka sekund możesz uregulować należność bez konieczności udawania się do banku czy placówki pocztowej.
Jest to możliwe, gdyż sprzedawca wysyłając wiadomość e-mail z fakturą, może dołączyć też link do bezpiecznej bramki płatności. W innej sytuacji – gdy dokonujemy zakupów w sklepie internetowym lub kupujemy jakieś usługi, za pomocą dostępnych opcji płatność jest natychmiast księgowana u sprzedawcy, który może kontynuować proces realizacji zamówienia i wysłać do nas fakturę elektroniczną.